Инвойсинг: понятие и принципы работы

Как принимать безналичные платежи за товары или услуги, если у вас нет сайта или POS-терминала? Перевод на личную карту, конечно, возможен. Но этот способ является не совсем законным для бизнеса, а также не гарантирует обеим сторонам сделки 100% безопасности. На помощь приходит инвойсинг — это процесс выставления клиенту онлайн-счёта за предоставленную услугу или приобретённый товар.

Этот способ оплаты выручает многих индивидуальных предпринимателей, работающих без собственного сайта, например, продающих свой продукт через социальные сети или мессенджеры. В этой статье мы расскажем всё об инвойсинге: что это, в чём его преимущества, какие есть минусы, кому подойдёт.

Инвойсинг: что это?

Термин инвойсинг (англ. invoicing) не переводится дословно, приблизительный его перевод — «накладная» или «счёт-фактура». Суть финансового инструмента заключается в том, что продавец может выставить покупателю счёт, используя для этого различные каналы коммуникации, например:

• SMS-сообщения;
• электронную почту;
• социальные сети;
• мессенджеры и пр.

При этом продавцу требуется минимум данных: достаточно номера телефона или электронного адреса клиента. Через выбранный канал связи покупателю приходит платёжная ссылка, по которой он переходит на агрегатор и оплачивает товар/услугу.

С помощью E-Invoicing также можно формировать:

• платёжные реестры;
• счета-фактуры;
• накладные;
• заказы или доставку;
• документацию на оплату;
• соглашения и дополнения к договору;
• акты приёма-передачи, сверки и пр.

Как правило, формирование счетов и другой финансовой документации осуществляется через личный кабинет платёжного агрегатора, который предоставляет клиентам ссылку для оплаты ваших товаров или услуг. После того, как клиент рассчитывается, продавец получает уведомление об успешной операции.

Возможности онлайн-инвойсинга, которые вам понравятся

Инвойсинг не зря стал достаточно популярной услугой, особенно среди продавцов, у которых нет собственного сайта. Он позволяет:

• выставлять счета на оплату, зная минимум данных клиента — достаточно номера телефона или электронной почты;
• мгновенно получать деньги — средства зачисляются на счёт продавца сразу после проведения платежа;
• снизить издержки на почтовые услуги и печать документов — вся документация оформляется и хранится в электронном виде;
• обеспечить 100% безопасность платежей — как для себя, так и для клиентов.

Кто использует инвойсинг?

Электронный инвойсинг — это актуальный инструмент, решающий проблемы с платежами для малого, среднего бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Возможность формировать электронные счета позволяет фрилансерам и владельцам маленьких магазинов без собственного сайта принимать оплату от клиентов онлайн.

В последние годы социальные сети стали не только платформами для развлечения и общения, но также площадками для онлайн-торговли и предоставления различных услуг. При организации бизнеса в таком формате важно выстроить доверительные отношения с клиентом, особенно в сфере оплаты товаров/услуг. По причине быстро распространившегося интернет-мошенничества переводы средств на карту стали вызывать гораздо меньше доверия у обеих сторон сделки. Поэтому крайне важно было найти способ оплаты, который устраивал бы и продавца, и покупателя в плане безопасности.

Также это удобный способ расчёта за услуги для фрилансеров из разных сфер — репетиторов, дизайнеров, переводчиков, фотографов, web-разработчиков и пр. С помощью онлайн-инвойсинга они также могут получать оплату от клиентов, формируя счёт за оказанные услуги. При этом не нужно предоставлять никаких личных данных.

Но инвойсинг используют не только маленькие компании или самозанятые — крупные фирмы также прибегают к этому методу оплаты. Например, если необходимо осуществить безналичный расчёт с иностранными партнёрами или упростить работу с платёжными документами по какому-то конкретному проекту.

Принцип работы инвойсинга

Владельцы бизнеса могут подключить инвойсинг через платёжных агрегаторов. Платёжный шлюз GateLine также предоставляет эту услугу. Мы гарантируем клиентам комфортные условия сотрудничества, быстрое подключение и регулярную техническую поддержку. Формировать счета для оплаты вы сможете через удобный личный кабинет GateLine

Рассмотрим подробнее принцип работы этой финансовой процедуры. Как правило, для начала работы необходимо подтвердить факт существования продающего ресурса (например, магазина или продающего профиля в социальной сети). После этого опция будет активирована и можно будет выставлять счета.

Для формирования электронного инвойса нужно зайти в личный кабинет платёжного агрегатора. Дальнейшие действия можно разделить на несколько этапов:

• лицо, предоставляющее товары или услуги (продавец) составляет счёт, отображая в нём все данные о заказанной продукции или выполненной работе, указывает сумму платежа, данные по кассе;
• происходит генерация платёжной ссылки;
• информация отправляется клиенту одним из выбранных способов: по SMS, электронной почте, через мессенджер или соцсеть;
• заказчик открывает полученное сообщение и переходит по платёжной ссылке, попадая на сайт агрегатора;
• в специальном поле он выбирает способ оплаты (например, вбивает данные карты) и осуществляет платёж;
• сразу после обработки платежа деньги поступают на карту или расчётный счёт продавца, а он получает уведомление от агрегатора об успешной операции.

За быструю генерацию счетов и ссылок платёжные системы берут комиссию. Её размер зависит от тарифа, который был выбран при сотрудничестве или же рассчитывается как отдельная услуга. Операторы предоставляют продавцам подробные инструкции, где пошагово обозначено, как составить счёт.

Онлайн-инвойсинг также может включать в себя:

• Автоматическую конвертацию.При выставлении счёта в иностранной валюте например, в евро или в долларах, средства также будут получены в этой валюте.
• Автоматический сбор истории сформированных счетов. Все данные о платежах хранятся в личном кабинете.
• Временную «заморозку» нужной суммы на карте продавца или клиента. Без её мгновенного перечисления на счёт адресата.
• Формирование множества платёжных документов. Продавец загружает данные по заказчикам в личный кабинет. а система автоматически генерирует счета для каждого клиента и делает рассылку.
• Управление финансами. Программа сохраняет финансовые отчёты, анализируя денежные поступления.

Также рассмотрим стандартный способ подключения инвойсинга:

• продавец регистрируется на сайте платёжного агрегатора;
• заполняет заявку с указанием электронного адреса, сведений о регистрации и наличии статуса предпринимателя;
• заключает с агрегатором договор о сотрудничестве;
• интегрирует в личный кабинет данные о карточном или расчётном счёте, подходящем для коммерческой деятельности;
• оператор выполняет проверку данных предпринимателя — для верификации личности и проверки сведений может потребоваться около 24 часов;
• затем осуществляется активация онлайн-платежей, а платёжная система интегрируется в торговую площадку.

Некоторые агрегаторы предлагают опробовать услугу в тестовом режиме. Это позволяет продавцам подробнее изучить функционал, оценить преимущества и решить, нужно ли им подключение.

Онлайн-инвойсинг особенно актуален для малого и среднего бизнеса с небольшим оборотом, но крупные организации также используют его. С помощью платёжных агрегаторов можно интегрировать механику в систему учёта, что позволяет подписывать документы электронным способом.

Плюсы и минусы инвойсинга

Онлайн-инвойсинг несёт много преимуществ для продавцов, фрилансеров и их клиентов. А именно:

• Удобство. Чтобы выставить счёт или накладную, требуется минимум данных от клиента — его номер телефона или электронный адрес.
• Универсальность. Подготавливать документы можно как вручную, так и в автоматическом режиме.
• Безопасность. Все персональные данные продавца защищены, а транзакции проходят под стандартными протоколами защиты, что исключает утечку данных или мошенничество.
• Надёжное сотрудничество. Заказчик оплачивает товар или услугу после получения документа или в срок, установленный продавцом (например, по факту оказания услуги). Это позволяет сторонам выстраивать доверительные коммерческие отношения.
• Большой выбор способов оплаты. Переходя по платёжной ссылке, клиент может выбрать любой удобный для себя способ оплаты — банковская карта, мгновенный перевод, QR-код или платёжные системы. Всё это настраивается перед подключением инвойсинга
• Экономия. Бизнес тратит намного меньше ресурсов на ведение документации, поскольку она оформляется в онлайн-режиме, легко сортируется и хранится в личном кабинете.
• Простота управления. В личном кабинете также можно отслеживать все выставленные счета и транзакции по ним.

Но минусы также есть. А именно:

• персональные данные плательщика сохраняются в системе, что можно назвать отсутствием анонимности;
• условный недостаток — обязательное наличие стабильного интернет-соединения, поскольку все действия обеих сторон осуществляются в онлайн-режиме.

Заключение

Инвойсинг — это отличный способ для малого бизнеса начать принимать оплату, не имея собственного сайта. Он позволяет продавцам избежать «серых» схем приёма платежей (например, на личную карту), а также обезопасить себя от мошенничества. Для клиента оплата по счёту также является удобным и безопасным способом расчёта, гарантирующим, что деньги не будут отправлены мошенникам, а данные карты или счёта не будут украдены. Кроме того, онлайн-инвойсинг оптимизирует всю работу с платёжной документацией, обеспечивая её удобное формирование, хранение и сортировку.

Источник фото:www.freepik.com